Quy trình xuất bản một bài báo khoa học trải qua nhiều bước. Tùy thuộc vào quy mô và chính sách của mỗi tạp chí, năng lực và sự chuyên nghiệp của tổng biên tập, ban biên tập, những người bình duyệt, kiến thức và thời gian của đội ngũ nhân viên hỗ trợ, cũng như liệu bài báo có được gửi cho một số đặc biệt hay không mà các bước xuất bản một bài báo khoa học có thể khác nhau. Tuy nhiên, nói chung việc xuất bản một bài báo khoa học cần trải qua các bước: gửi bản thảo cho tạp chí, kiểm tra chất lượng ban đầu của bản thảo, lựa chọn người phản biện, phản biện, ra quyết định, phản hồi của tác giả, phản biện lần 2 (nếu có), chỉnh sửa văn phong, diễn đạt, đọc rà soát, hiệu đính và xuất bản [1].

Bước 1: Gửi bản thảo cho tạp chí (submission)

Tác giả liên hệ gửi bản thảo bài báo cho một tạp chí (lưu ý chỉ gửi duy nhất một tạp chí). Hiện tại hầu hết các tạp chí yêu cầu tác giả tạo tài khoản và gửi bài qua hệ thống gửi bài trực tuyến (online submission system) của tạp chí. Ngoài ra, có một số ít tạp chí thực hiện việc gửi bài qua email. Tác giả sẽ gửi bản thảo qua email tới tạp chí hoặc tổng biên tập của tạp chí. Cần lưu ý là cho dù có gửi bài theo hình thức nào thì mỗi bản thảo chí được gửi duy nhất cho một tạp chí. Tác giả phải đợi cho tạp chí quyết định có chấp nhận xuất bản bài báo đó hay không thì mới được gửi cho một tạp chí khác (luật chỉ gửi bài một lần).

Bước 2: Kiểm tra chất lượng ban đầu của Tổng biên tập (editorial review)

Tổng biên tập tạp chí sẽ xem xét tất cả các bản thảo gửi đến, đánh giá xem liệu bản thảo có đáp ứng những tiêu chí cơ bản của tạp chí không (ví dụ: phù hợp với phạm vi của tạp chí, trích dẫn tài liệu, sử dụng từ và ngữ pháp và nội dung không quá giống với những bài đã xuất bản trước đó), và không có sai sót lớn (ví dụ: có vần đề về phương pháp luận hoặc không có lập luận). Nếu bài báo không đáp ứng được các tiêu chí cơ bản thì tổng biên tập sẽ từ chối (reject) bài báo. Trường hợp này được gọi là bài báo bị từ chối tại bàn của tổng biên tập (desk rejection). Các tổng biên tập ngày càng từ chối nhiều bài báo mà không gửi chúng đi bình duyệt. Có khoảng 30-50% bản thảo bị tổng biên tập của các tạp chí thuộc nhà xuất Elsevier từ chối ở bước này [2].

Bước 3: Lựa chọn người phản biện (peer review selection)

Nếu tổng biên tập nhận thấy bài báo đáp ứng những tiêu chí cơ bản và không có sai sót lớn thì sẽ tìm người phản biện (bình duyệt). Đây là bước không dễ dàng vì tổng biên tập phải tìm người có chuyên môn phù hợp với bài báo và sẵn sàng dành thời gian để bình duyệt. Thông thường, tổng biên tập sẽ lựa chọn một thành viên của ban biên tập và một tác giả vừa có bài đăng trong tạp chí. Một số tạp chí cho phép tác giả giới thiệu người phản biện, và tổng biên tập có thể lựa chọn một trong số những người này. Người phản biện được yêu cầu nhanh chóng gửi kết quả phản biện, tuy nhiên họ hiếm khi gửi đúng hạn. Khi đó tổng biên tập phải “nài nỉ” người phản biện gửi kết quả đánh giá và đây là công việc chính của bất kỳ tổng biên tập nào.

Bước 4: Phản biện

Những người bình duyệt đọc bản thảo và đánh giá bài báo về tính độc đáo, đóng góp, sự rõ ràng, tính học thuật, kết quả thuyết phục, phương pháp chắc chắn, phân tích thú vị và lập luận chặt chẽ. Một số tạp chí có những hướng dẫn phản biện rất rõ ràng (ví dụ như yêu cầu người bình duyệt trả lời những câu hỏi cụ thể, điền vào bảng đánh giá hoặc cho điểm các nội dung liên quan đến bài báo). Người bình duyệt sau đó sẽ gửi cho tổng biên tập báo cáo bình duyệt trong đó nêu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bài báo và đề xuất cải tiến. Người bình duyệt cũng khuyến nghị tổng biên tập nên chấp nhận đăng bài hoặc từ chối bài báo đó. Khuyến nghị thường là chấp nhận đăng (accept), chỉnh sửa nhỏ (minor revision), chỉnh sửa lớn (major revision) hoặc từ chối (reject).

Bước 5: Ra quyết định của Tổng biên tập (editorial decision)

Dựa trên khuyến nghị của các phản biện và số lượng các bản thảo đã được chấp nhận đăng, tổng biên tập sẽ quyết định liệu có chấp nhận bài báo đó không. Nếu như tất cả những người bình duyệt đều đồng ý là bài báo đó có chất lượng tốt hoặc không tốt thì việc đưa ra quyết định rất dễ dàng. Thách thức xảy ra khi một người bình duyệt đánh giá tốt và đề nghị đăng bài, nhưng người bình duyệt kia lại đánh giá không tốt và đề nghị từ chối. Trong trường hợp này tổng biên tập thường sẽ gửi bài báo cho một người bình duyệt khác để có thêm thông tin và sẽ quyết định theo những khuyến nghị giống nhau. Ở một số tạp chí, tổng biên tập sẽ quyết định ngay và thường nghiêng theo hướng tiêu cực (từ chối). Điều này giải thích tại sao có rất ít bài báo được chấp nhận đăng hàng năm. Tổng biên tập khi đó sẽ gửi một thư quyết định (decision letter) cho tác giả thông báo kết quả bình duyệt. Thường thì ở bước này không có việc chấp nhận đăng ngay mà là chỉnh sửa nhỏ, chỉnh sửa lớn hoặc từ chối.

Bước 6: Phản hồi của tác giả

Tùy thuộc vào nội dung trong thư quyết định của tổng biên tập mà tác giả có thể có những phản hồi khác nhau. Nếu bài báo bị từ chối, tác giả thường gửi bài cho một tạp chí khác (sau khi đã chỉnh sửa hoặc không chỉnh sửa bài). Nếu bài báo được yêu cầu chỉnh sửa, tác giả sẽ chỉnh sửa bài theo những góp ý của người bình duyệt. Tác giả sẽ gửi lại bài bài đã chỉnh sửa cùng với một thư phản hồi cho tổng biên tập trong đó nêu rõ những điểm đã chỉnh sửa. Tất nhiên, tác giả cũng có thể không chỉnh sửa những khuyến nghị được cho là không hợp lý. Những khuyến nghị không được chỉnh sửa này cần được giải thích kỹ lưỡng trong thư phản hồi tổng biên tập. 

Bước 7: Phản biện lần 2 (nếu có)

Qua vòng phản biện đầu tiên, nếu bài báo chỉ được yêu cầu chỉnh sửa nhỏ thì thường tổng biên tập sẽ tự quyết định bài báo sau khi được chỉnh sửa đạt yêu cầu và chấp nhận hay chưa. Trường hợp bài báo được yêu cầu chỉnh sửa lớn thì tổng biên tập sẽ gửi bài cho chính những người bình duyệt bài báo đó để xem xét, hoặc thậm chí gửi cho cả người bình duyệt mới. Có nhiều bài báo phải trải qua rất nhiều vòng bình duyệt với việc tác giả phải chỉnh sửa bài tới ba hoặc thậm chí bốn lần.

Bước 8: Chỉnh sửa văn phong, diễn đạt, đọc rà soát, hiệu đính và xuất bản

Khi bài báo trải qua các vòng bình duyệt, chỉnh sửa và được tổng biên tập chấp nhận cho đăng thì sẽ được chuyển cho biên tập viên của nhà xuất bản (đối với những tạp chí thuộc các nhà xuất bản lớn) hoặc thư ký tòa soạn (đối với những tạp chí nhỏ) để chỉnh sửa văn phong, diễn đạt (copyediting).  Ở bước này bản thảo được chỉnh sửa các lỗi về chính tả, sử dụng từ, ngữ pháp, dấu câu, diễn đạt. Bản thảo này được gửi cho tác giả để xem xét liệu những chỉnh sửa đó đã hợp lý chưa. Thông thường tác giả sẽ có từ ba đến bảy ngày để phản hồi. Tiếp đó, bài báo được định dạng theo format của tạp chí. Bản định dạng này được gọi là bản chỉnh sửa lần cuối hay bản hiệu đính (proof) và được gửi cho tác giả để đọc soát lỗi lần cuối (proofreading). Tác giả sẽ xem bài báo lần cuối cùng để đảm bảo không còn sai sót hoặc lỗi nào và có 48 giờ để phản hồi. Một số tạp chí gộp luôn khâu copyediting vào khâu proofreading. Bản thảo bài báo khi hoàn tất khâu đọc rà soát, hiệu đính thường sẽ được xuất bản trực tuyến trước (online first), và chờ để được đưa vào một số phù hợp của tạp chí.

Với các bước trên và phụ thuộc vào nhiều yếu tố (thời gian tổng biên tập kiểm tra chất lượng bước đầu, thời gian phản biện, số lần phản biện, thời gian chỉnh sửa và gửi lại bài) thì khoảng thời gian từ khi gửi bản thảo lần đầu cho đến khi bài báo được xuất bản sẽ là vài tháng đến một năm hoặc thậm chí ba năm [1].

Tác giả: TS. Nguyễn Hữu Cương

Tài liệu tham khảo

[1] Belcher, W. L. (2019). Writing your article in 12 weeks: a guide to academic publishing success (2nd ed.). Chicago: Chicago University Press.

[2] Elsevier. (2015). 5 ways you can ensure your manuscript avoids the desk reject pile. https://www.elsevier.com/authors-update/story/publishing-tips/5-ways-you-can-ensure-your-manuscript-avoids-the-desk-reject-pile

Ghi chú: Những quan điểm của tác giả không hẳn là quan điểm của Tạp chí Giáo dục.