Trong quy trình gửi bản bảo bài báo cho tạp chí, bạn thường được yêu cầu gửi kèm Cover Letter (tạm dịch là thư trình bày hay thư gửi tổng biên tập). Thực tế thì hiện tại những tạp chí sử dụng hệ thống gửi bài điện tử (electronic submission system) không bắt buộc tác giả phải gửi Cover Letter. Tuy nhiên, một Cover Letter được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp bản thảo bài báo của bạn được tổng biên tập xem xét nhanh chóng và chuyển cho bước tiếp theo – gửi cho người bình duyệt. Do đó, bạn nên đầu tư thời gian và công sức để chuẩn bị một Cover Letter thật tốt (Author Services, n.d.).
Như vậy, với việc chuẩn bị một Cover Letter tốt, đó là một cơ hội tuyệt vời để bạn “bán” bản thảo một cách chóng vánh cho tổng biên tập của tạp chí (Springer, n.d.). Trong Cover Letter, bạn cần làm nổi bật cho tổng biên tập thấy điều gì làm cho bài báo của bạn có tính mới và quan trọng. Ngoài ra, Cover Letter cũng cần giải thích tại sao bản thảo bài báo của bạn lại phù hợp với tạp chí và được độc giả của tạp chí quan tâm (Author Services, n.d.).
Cấu trúc một Cover Letter mà tôi giới thiệu dưới đây được tổng hợp từ nghiên cứu của Belcher (2019) và website của Nhà xuất bản Springer (n.d.):
Trước tiên Cover Letter cần gửi đích danh cho tổng biên tập của tạp chí. Do đó bạn hãy ghi rõ tên, học hàm, học vị của tổng biên tập (ví dụ: Professor Lee Harvey). Bạn dễ dàng tìm được những thông tin này trên website của tạp chí.
Đoạn văn đầu tiên cần cung cấp thông tin về tiêu đề bài báo (title) và loại bài báo (ví dụ bài báo nghiên cứu – research artile, bài báo nghiên cứu tổng thuật – review article). Sau đó hãy giải thích ngắn gọn bối cảnh nghiên cứu và mục tiêu nghiên cứu hoặc câu hỏi nghiên cứu mà bạn muốn trả lời và nêu lý do tại sao.
Ở đoạn văn thứ hai bạn cần giải thích ngắn gọn những gì đã được thực hiện, những phát hiện chính và tại sao chúng lại có ý nghĩa quan trọng.
Ở đoạn văn thứ ba bạn cần chỉ ra tại sao độc giả của tạp chí lại quan tâm đến bài báo của bạn. Để viết điều này bạn hãy khẳng định kết quả nghiên cứu của bạn thuộc mục tiêu và phạm vi (aims and scope) của tạp chí.
Cuối cùng bạn cần nêu rõ bản thảo bài báo cũng như việc gửi bài đều tuân thủ các quy định của tạp chí và đạo đức nghiên cứu. Bạn cũng cần cung cấp địa chỉ email của bạn với tư cách là tác giả liên hệ và các đồng tác giả (nếu tạp chí yêu cầu).
Những câu mà hầu như các Cover Letter đều sử dụng như:
We have no conflict of interest to disclose (Chúng tôi không có xung đột lợi ích gì).
We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal (Chúng tôi xác nhận rằng bản thảo này chưa được xuất bản ở nơi khác và không được xem xét bởi một tạp chí khác).
All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal] (Tất cả các tác giả đã thông qua bản thảo và đồng ý với việc gửi bản thảo cho [ghi tên tạp chí]).
Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa thêm những thông tin như: phần thưởng liên quan đến nghiên cứu (related awards), tài trợ nhận được cho nghiên cứu (funding), những xuất bản khác liên quan (related publications), và số từ của bản thảo (word count) (Belcher, 2019).
Khi viết Cover Letter bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Cover Letter không nên quá dài. Bạn đừng viết một Cover Letter dài hơn một trang A4. Thường thì hơn nửa trang là tốt nhất.
- Tránh các lỗi về chính tả và ngữ pháp. Do đó bạn cần kiểm tra kỹ Cover Letter trước khi gửi đi, rất lưu ý tên của tổng biên tập.
- Không sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn và từ viết tắt. Cover Letter của bạn cần sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ đọc.
- Không sao chép y nguyên phần tóm tắt của bài báo (abstract) vào Cover Letter. Thay vào đó, bạn hay sử dụng một cách diễn đạt khác nhưng vẫn đảm bảo có đầy đủ các thông tin cần thiết (Author Services, n.d.).
Bạn có thể tham khảo mẫu Cover Letter của Nhà xuất bản Taylor & Francis tại: https://authorservices.taylorandfrancis.com/wp-content/uploads/2015/07/sample_cover_letter2018.doc
Tài liệu tham khảo
Author Services. (n.d.). How to write a cover letter for journal article submission. https://authorservices.taylorandfrancis.com/publishing-your-research/making-your-submission/writing-a-journal-article-cover-letter/
Belcher, W. L. (2019). Writing your article in twelve weeks: A guide to academic publishing success (2nd ed.). Chicago University Press. https://doi.org/10.7208/chicago/9780226500089.001.0001
Springer. (n.d.). Cover letter. https://www.springer.com/gp/authors-editors/authorandreviewertutorials/submitting-to-a-journal-and-peer-review/cover-letters/10285574
Tác giả: TS. Nguyễn Hữu Cương
(https://www.researchgate.net/profile/Cuong-Nguyen-36)
Ghi chú: Những quan điểm của tác giả không hẳn là quan điểm của Tạp chí Giáo dục.